★ 未来へつながる仕事さがし ★

【円満退社】退職を申し出るタイミングと業務引き継ぎの進め方

退職願⑥ 面接を受けて、合格する
この記事は約13分で読めます。

退職を申し出るタイミングと業務引き継ぎの進め方

皆さんこんにちは。

さて、本日は退職のスムースなやり方と注意点について、書いていきます。

このブログを通じて、転職先が決まった方がいらっしゃるので、
その方々へ向けて、スムースな退職方法について、
書いていきたいと思います。

それでは早速、本題に入ります。

退職を伝えるタイミング

基本は退職日の1-2か月前

多くの会社では、「退職希望日の1~2カ月前までに退職の意思を申し出ること」
と就業規則で規定しています。

ただ、それはあくまで会社側が勝手に決めたルールであり、
法律上では「退職希望日の2週間前まで」に、
会社へ伝えれば問題ないことになっています。

しかし、引継ぎ期間などを考えると、
退職の2週間前では、ちょっと間に合いません。

あなたが退職した後に、その業務を引き継いだ人が、大変です。

会社のことを考え、円満に(モメずに)退職するために
早めに退職の意思を伝えましょう。

まずは上司に退職の意思を伝える

次の転職先が決まった場合、最初にやるべきことは意思表示です。

まずは、上司と個人面談を行い、そこで退職の意志を伝えるのが先決です。
慰留はあるかもしれませんが、自分の決断を最優先するべき場面です。

上司の立場としては、
「いったんは慰留したものの、本人の意思が固いので」という形で、
会社側へ報告する義務があります。

そこはお互い「大人の関係」で、クールに進めて引く必要があります。

あなたと上司の関係性が?

先に書いておきますが、この場面では注意してください。

なぜかというと、あなたと上司の関係性がモロにでるからです。

退職すると伝えた瞬間から「裏切者扱い」の上司もいるかもしれません。

「今まで育ててやったのに」といった恩着せがましい上司もいるかもしれません。

逆に「仲の良さ」や「チームワークの良さ」をアピールして、
引き留めしようとする上司もいます。

さらには「泣き落とし」で「情に訴えるタイプ」の上司もいるかもしれません。

はたまた「君が辞めたら、みんなが迷惑するんだぞ!」と脅す上司もいるでしょう。

逆に「あ、そう」という一言で、処理されるかもしれません。
(これはこれで、ちょっと寂しいですけどね)

ここは、本当に人それぞれなので、言ってみないとわかりません。

ただ、上司に「恩知らず」とか「無責任」とか、
どんな罵詈雑言を浴びせられても、ひるんではいけません。

逆に、ここを通過すれば、あとは淡々と進めるだけで、今の会社を卒業できます。
次が決まっている場合、なるべく速やかに、今の職場を卒業するべきです

そのためには、いつ退職するのか、周囲に発表をするタイミングも重要です。

会社に迷惑をかけずに退職をするには、
残された期間内に、きっちり業務の引き継ぎを終わらせる必要があります。

 

ms02

退職届を書面で提出する

上司には口頭で報告し、そこで了承されたら、
次は、会社に対して報告する必要があります。

この場面では、口頭ではなく、書面で提出が基本です。
退職の意向を伝える「退職届」や「退職願」を提出します。

会社によっては、
専用のフォーマットが準備されている場合があるので、
総務や人事に聞いてみると良いかもしれません。
なければ、ネットで「退職届・見本」と検索すれば、見つかると思います。

なお、退職届には、退職の理由や希望の退職時期などを記入します。
理由は「一身上の都合により」が無難です。

退職時期は、最終勤務月の末日が基本です。
もし、日付が確定している場合は、その日付で良いと思います。

退職届が受理されれば、会社として、退職を受け入れてもらえたことになります。

念のため、書いておきますが、
この書面による意思表示を、後回しにしては危険です。

上司に口頭で伝えたからと言って、そのままにしておくと、
会社に伝わっていないない場合があるからです。
(もちろん、わざと報告しない場合もあります)

「言った」⇔「言わない」
「聞いた」⇔「聞いていない」

といった、無駄なやり取りが増えるので、書類を一枚書いて、
そこに自分の認め印を押して、サクッと終わらせること。

変に遅らせたりすると、全てがズレるので、注意してください。

また、上司から引き止められたり、
退職日の延期をお願いされたりする場合もありますが、
そこは譲れる部分は譲って、話し合いにより決めて下さい。

中には、強引に強行突破しようとする方もいます。

会社に対する不信感などの、感情的な部分が先に立って
「こんな会社とは、1日も早くおさらばしたい」という方もいるはずです。

それについては、私はあえて言いません。

あなたが会社に対して持つ感情は、あなた個人の感情なので、
それを私が良い、悪い、こうあるべき、などと、言うべきではないと思います。

ただ、なるべくなら、どうせなら、モメずに辞めてください。(笑)

退職届

上司と決めるべきことリスト

  1. 正式な退職日(●月●日付け)
  2. 有給休暇の残り日数の確認(総務・人事にも確認)
  3. 残った有給を消化したあとの、実質的な”最終の出勤日”
  4. 後任はだれで、どこまで引き継ぐのか?
  5. 全体的なスケジュールの確認など

この5つは、どれも重要です。

ここは上司の指示に従ってください。

あなたが退職することで、部署内に、
ちょっとした動揺が走るかもしれません。

でも、それはそれだと割り切ってください。

いろいろな人が憶測も含めて、あなたにいろいろなことを言うかもしれません。

でも、それはそれだと割り切ってください。

新しい仕事は、なるべく引き受けない

・・・先に進めます。

退職日が決定したら、新しい仕事は、原則的には受けないほうが無難です。

ただ、微妙な空白期間が生じる場合があります。

ここでの空白期間とは、あなたの退職が、社内でオープンになっていない場合です。

その場合だと、ちょっと、やりにくくなります。

まだ、あなたが退職することを知らない同僚から、
新しい仕事を振られる場合があります。

例えば、新規プロジェクトメンバーとして参加要請がある場合があります。

別に新規プロジェクトに限らず、研究部会などのメンバーになると、
短期間で抜けることになるのが分かっているので、相手に対して失礼です。
ほかのメンバーからすると、単に無責任な人に映ります。

あなたは心の中では「自分は退職するので・・・」と思いつつ、
「来月以降のスケジュールは、一度、上司に確認を取ってもらえますか?」
という感じで、その場を逃げる必要があります。

社内発表のタイミング

繰り返しになりますが、
ここでのポイントは、社内発表のタイミングです。

よくあるパターンとしては、
後任が決まっている場合は、すぐに社内発表あり。
後任が決まっていない場合は、とりあえず、秘密にしておく。

で、通常の場合は、後任者が決まった時点で、オープンになります。

大事な人には自分で伝える

会社の中には、あなたがお世話になった人もいると思います。

それらの人には、会社の発表よりも、先に言う方が良いかもしれません。

先に言わないと、その人との信頼関係にキズが付く場合があるからです。

大事な人に対しては、個別対応をするべきだと、私は思います。

「会社から発表がある前に、どうしてもお伝えしておきたかったので」
と言えば、あなたの信用は保たれ、その方の信頼関係は維持できると思います。

特に重要なポイントとしては「会社の発表の前に」と伝えることです。
そこまで念を押されたら、普通は人には漏らさないと思います。

もし、あなたが退職を伝えた人が、
翌日、誰かにペラペラしゃべってしまっていたら、
その人は、残念な人の可能性が高いと思います。

もっと言うなら、あなたは、
その人との付き合い方を考え直したほうが良いかもしれません。

あなたが思っているほど、
その人はあなたのことを大事に思ってはいない可能性があります。
(これは理屈ではなく、経験的にそう思います)

 

yubikiri

退職日が決まった後のやることリスト

私が退職する場合、ざっとこんな感じでリストアップします。

  1. 引き継ぎのスケジュール(いつまでに終えるか?)
  2. 資料や名刺などの整理
  3. 引き継ぐ案件や情報の整理
  4. 業務マニュアルの作成
  5. 後任者への口頭説明(引き継ぎ資料の読み合わせ)
  6. 後任者とともにあいさつ回り(メールや電話でもOK)
まずは業務マニュアルを作成する

あなたが今まで担当していた業務内容を、
後任者が把握できるように、マニュアルを残すのがベターだと思います。

その場で丁寧に説明をしても、突発的に発生する業務や
年に数回しかない業務などは、相手が忘れてしまっている可能性があるからです。
後任者も一回聞いただけで、ぜんぶは覚えられないと思います。

あなたがいなくなっても困ることがないように、
手順やポイントなどをまとめておくと、後任の担当者が困ることが少ないと思います。

また、これはあなたにとってもメリットがあります。

引き継ぎマニュアルを丁寧に作成しておけば、後任者も問題なく業務を遂行できます。
そのおかげで、退職後に前の職場からの問合せの電話もかかってきません。
もし仮に問合せがあっても、少ないはずです。

引き継ぎを完璧にしておくことは、後任者のためだけじゃなく、
自分の転職をスムースにするためでもあります。

書類やパソコン内のデータを整理しておく

業務で使用した書類やデータは、会社にとって重要な財産です。

あなたが退職した後に、後任者や上司がすぐに探せるように、
ルールを設けて分類し、整理しておきましょう。

とくに、パソコン内に入っているデータは、
ファイル名やフォルダ名を揃えておくのがベストです。
どのような書類なのか、一目で分かると、他の人が困ることがありません。

取り引き先に後任者を紹介する

あなたが退職して迷惑がかかるのは、社内の人だけではありません。

担当していた取り引き先がある場合、退職をすることを伝えて
新しい担当者を紹介するようにしましょう。

今まで窓口だった担当者が変わると、取り引き先の人も不安になります。
一緒に挨拶にいくことで、今後も円満な関係が継続しやすくなるはずです。

退職による取引先への挨拶

取引先への退職挨拶では、以下の3点を伝えるのが基本となります。

1.退職日

すでに退職日が決まっている場合は、退職日を伝えます。
注意したいのが、退職日と最終出社日が異なるケースです。
もし有給消化の予定がある場合には、最終出社日にも触れておきましょう。

2.後任者、仕事の引き継ぎについて

必ず伝えるべきことは、後任者についてです。
後任者を紹介し、仕事の引継ぎについて伝えます。
後任者と取引先とを引合せをすれば、問題ないかと思います。

3.お世話になったことへの感謝の言葉

取引がどんなに短い期間だったとしても、
お世話になったことへの感謝の言葉を忘れないことが大切です。
「短い間でしたが」など、適切な言葉を使うように心がけてください。

退職日の3日前を「引き継ぎ完了」の目安にする

退職前は、通常業務と並行して、
引き継ぎ業務も行うなど、普段以上に忙しくなります。

引き継ぎ業務としてやるべきことを書き出して、
退職日から逆算してスケジュールを立てましょう。

退職日の3日前までに終了できるよう組んでおけば、
たとえ予定外の業務や残務整理が入ったとしても、
予備日が3日もあれば、ほとんど対応できると思います。

名刺は置いていく

たまに営業職の方から質問されるのですが、
仕事上で交換した名刺は、すべて会社に置いていきましょう。

理由としては、あなたが名刺を交換した相手は、
あなた個人ではなく、会社との付き合いがある方だからです。

つまり、会社にとっての見込み客であり、会社にとっての資産です。
以上の理由により、名刺は基本的に全部残していくのが良いと思います。

会社へ返却するもの

*健康保険証
*仕事用の携帯・PC・ファイル
*ICカードキーなどの貸与物
*営業交通費の精算なども忘れずに

別件・サイトの登録情報を忘れずに

ここから先は、個人的に、私が特に心がけている部分です。

サイトのログイン履歴・ID・パスワード

普段、仕事をしている中で、いろいろなサイトを使う場面は多いはずです。

私の場合であれば、求職者へスカウトメールを送る際に使う、
転職サイトのIDとパスワードは「自動入力」にしています。

本来は、毎回毎回、ログインIDとパスワードを手で入力して、
そのサイトに入るのが王道のやり方です。

それはわかっていますが、ついつい便利な機能を使ってしまい・・・。(笑)

ということは、あなたにも当てはまるかもしれません。

結論から言いますと、あなたが登録しているサイトで、
不要なサイトは、すべて退会処理を行ってください。

ビジネス会員向け情報サイトなど、業務上に必要なものもあるでしょう。
それとは別に、個人的に登録したサイトもあるかもしれません。

それらの「ログイン情報、アカウント情報」はすべて消去すること。
インターネットブラウザの「お気に入り」に登録にしていたら、削除しておくことをおすすめします。

Facebookのマイページ

ビジネス交流会で知り合った経営者から、
Facebookの「お友達申請」がくる場合が、たまにあります。

新しい人との出会いがあり、
それが仕事のつながりに発展することは、良いことだと思います。

ただ、新しく友達になった相手とのやり取りに
Facebookメッセンジャーを使っていると、注意すべき部分があります。

具体的な話をしますと、
PCで、Facebookのサイトへアクセスしたときに、
最初から私の個人ページが表示されてしまいます。

自動でIDとパスワードが入力される設定なので、開いただけで、
そのままマイページに入れてしまうわけです。

さらに、そのまま相手からのメッセージに返信できたりします。

これは確かに便利な機能ですが、危険でもあります。

もし、私がログイン履歴やIDパスワード情報を消し忘れて退職したら、
私の退職後に、そのPCを使った人が、たまたまFacebookを開いた瞬間に、
私の個人ページに、自動でログインできてしまうからです。

モロバレです。(笑)

まさに、自分から個人情報を公開しているようなものですよね?(笑)

SNSのアカウントなら、すぐ登録できて便利ですが

特に最近では、GoogleやFacebookでログインできてしまうサイトが増えました。

こんな感じで、どれか一つを選んで、
ワンクリックでログインできてしまうので、注意が必要です。↓

 

sns

 

こうなると、利用するサイトに「初回登録」した際、上記6つのうちの、
どのアカウントで登録したのか、自分で覚えていないかもしれません。

これは業務用PCだけでなく、個人PCでもいえることですが、
やはり、サイト登録の際は、SNSのIDで簡単にログインするのではなく、
サイト登録ごとに、自分のアドレスとパスワード設定するほうが、安心だと思います。

もう一歩踏み込んで

で、私から単に「注意してください」じゃなく、せっかくなら、
自分が、どのサイトに、どのSNSでログインしたのかを知りたいですよね?

そんな方向けの記事を探しました。具体的には、
Facebookに紐づいているサイト、
Twitterに紐づいているサイト、
Googleに紐づいているサイトが分かります。

下記の記事の途中に、リンクがありますので、そこから飛べば確認できます。

私自身も、数年前に登録したきり、一度も利用したことがないサイトがありました。

もちろん、今回、削除しました。
本当に助かりました。(笑)

さいごに・・・円満退社へ向けて

というわけで、本題に戻ります。

退職が決まってから、退職をするまでには、
しなければならないことがたくさんあります。

社内の規則に従い、退職届を提出するのはもちろんのこと、
受理されたら、すぐに引き継ぎに取り掛かる必要があります。

後任者に迷惑がかからないよう、マニュアル作成を始めましょう。

引き継ぎは、その会社における最後の仕事だと捉えて、
プロとして責任を持って、やり終えましょう。

そうすれば、職場のみんなに感謝され、
あなた自身も、次の仕事に集中できると思います。

ぜひ、「立つ鳥跡を濁さず」の精神で、綺麗に旅立って下さい。

本日も最後まで読んで頂き、有難うございました。

 

 

 

 

 

2+
タイトルとURLをコピーしました