未経験から事務職へ応募する際のよくある間違い返答例
皆さん、こんにちは。
さて、本日は女性向け記事です。
女性のキャリアチェンジに多いパターンで、
事務の未経験者が、事務職を希望されるケースがあります。
本日は、その場合に、ありがちな失敗例を交えながら説明していきたいと思います。
面接の際のNGな言い回し
タイプA:「事務職として、長く働きたいと思いました」
タイプB:「腰を据えて働きたいと思います」
この二つは、私が採用面接をする際に、よく言われる表現です。
一見すると、どこもおかしくはありません。
応募する側からすると、もっともなアピールだと思います。
ただ、この表現を使う人には、残念な人が多いように感じます。
心理状態がみえみえ
AとBの両方に言えることですが、
この表現を使う方は前職が事務でない場合が多い感じです。
例えば、代表的なものは、接客販売。
百貨店や専門ショップ、飲食店などで接客販売をされていた方がよく使われます。
年齢で言うと、だいたい30歳-35歳くらいの女性が多いという印象です。
20歳前後に、学校を卒業されて、接客販売の仕事をされ、
数年経過し、30歳前後で、その店舗の店長を任せられるくらいのポジションの方。
で、ある日、気が付かれるパターン。
【彼女の心理状態】
＊このお店で店長まで行ったら、そこから先のキャリアがなく、頭打ち。
↓
＊おそらく給料も頭打ちで、今以上に待遇が良くなるとは思えない。
↓
＊このまま40歳を越えて、この仕事を続けるのは無理がある。
↓
＊今は大丈夫だけど、ずっと立ち仕事は続けられないと思う。
↓
＊結婚、出産の後も、長く仕事を続けるとしたら、この接客販売はキツい。
↓
なるべく早めに他の仕事へ代わらないと、危ない。
↓
事務職をやるべき！
という発想です。
このパターンは、とても多い感じです。
キーワードを並べると
- 結婚、出産、育児、職場復帰、または一生独身で生きる、
- 接客販売以外の経験が無い、売りになるスキルが無い、立ち仕事が厳しい、
- 若い子の中で働くのは無理がある、でも時給の安いパートはイヤ
という流れです。
しかし、この発想にはちょっと無理があります。
「事務職に就くこと」が目的となっていて、そこから何をするかが何も無い人が多いのです。
「一般事務なら出来ます」という、ちょっと甘い考えの人が本当に多い感じです。
あなたの強み・スキルは？
面接の際に、接客販売の方へ「あなたの強みは何ですか？」と質問します。
で、アピールされるのはだいたい、下記のような感じです。
- コミュニケーション能力
- 丁寧な接客
- 傾聴力
- 人と接する仕事が好きです
- お客様からのありがとうの言葉が、やりがいです
これって、どう考えても、接客販売のスキルだと思いますが。
おさらい＝事務の仕事（一般事務）
- 文書作成、契約書・資料の作成
- ファイリング、管理
- メール・電話・郵便物応対
- データ入力・チェック
- データ整理
- 電話応対、来客応対など
だいたい、こんな感じだと思います。
まるきんが考える事務の3大原則は？
私は事務職ではありませんが、その仕事をする上で、
心がけるべきポイントは、大きく3つあると思いました。
重要な順番に・・・
- 正確さ
- 速さ
- 美しさ
だと思います。
事務のポイント3つを、理由を交えながら、順番に説明します。
最優先事項は、正確さです。
書類のデータの正確性、誤字脱字が無いとかは当たり前です。
社内の業務だけでなく、お客さまとの情報伝達も含めて、
何よりも事務のプロとして優先すべき項目が、正確性だと思います。
別に経理だけじゃなく、営業事務、総務事務でも、求められる正確さは同じだと思います。
二番目は、速さです。
次に私が重要だと考えたのは、速さです。
業務の効率化という面から考えると、事務処理スピードが上がれば、
こなせる量も増えて、生産性があがります。
時間を有効に使うことができて、無駄な残業も発生しません。
世の中から過労死も減りますし、ストレスも減ります。
働きかた改革にも、そった考え方です。
三番目は、美しさです。
書類のレイアウト、帳票類の見やすさ、使いやすさ、利便性です。
データの集計やグラフで、パッと見て、どこに何が書いてあるのか分かりやすい書類です。
見やすいということは、使いやすいという意味にもつながります。
事務のスキルが高い女性の書類は、だいたいにおいて、美しい書類が多いからです。
最後にもうひとつ、大事なこと
ここで終わりではありません。
最後に大事なことがあります、それは「おもてなしの心」です。
正確さ、速さ、美しさを全体で包みこむものが、おもてなしの心だと、私は思います。
事務職の本質とは、情報の伝達です。
その情報の伝達をする上で、相手に対する配慮や誠意、感謝をそっと乗せる。
それが私が考える「おもてなしの心」です。
で、ここまで来て、冒頭の話に戻ります。
もう一度、自己PRの部分を読みます。
タイプA:「事務職として、長く働きたいと思いました」
タイプB:「腰を据えて働きたいと思います」
ご覧の通り、この人たちに共通するのは「自分の都合」です。
これに私が違和感を感じるのは、「どこまで行っても自分本位」な言い方だからです。
「腰をすえる」のは、当たり前です、短期間で辞めるつもりで入社する人はいません。
「長く働く」のも、当たり前です、長く勤めてもらわないと、みんなが困ります。
このいちいち言葉にしなくても良いこと、当然なことを、
わざわざ面接の時に、自己アピールの時に言ってしまう人たち。
それが、本当に残念な人たちです。
自分の都合をごり押しして、無理やりアピールする、押し売りのような印象しか残りません。
本来であれば、会社にとって、有益なこと、貢献できる部分をアピールする場面なのに、
「長く働きたい」という自分の利益しか考えていないことが、バレバレとなってしまいます。
本当に申し訳ないことなのですが、私が面接官だった場合、
この種の発言をされる方は、全員、不採用です。（ごめんなさい）
会社が求めているのは、事務のプロだったりします
さて、話を戻します。
今まで述べてきたとおり、接客販売から、事務職への応募は、
求められる要素が違うので、ちょっと無理があるかと思います。
分かりやすく言うと、接客販売の方は、事務スキルが不足している場合が多いです。
で、それを短期間で埋めるのは困難です。
ただ、面接の場においては、意地悪な質問が飛んできます。
「あなたの事務の強みを教えて下さい」
ここでひるんだら、負けです。
何か一つ、返さないと悔しいはずです。
ここは接客販売のネタを言うわけにはいけない場面なので、
「実務経験が少ないので、MOSを勉強しています」くらいは言うべきだと思います。
じゃないと、何の事務スキルもなく、「アタシを雇って欲しい」という
ごり押しでは、さすがに受からないからです。
MOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト資格）
MOSとはエクセルやワードなどの、事務職・会計経理に不可欠なパソコンスキル
「マイクロソフト オフィス」（通称オフィス）のスキルを証明する資格
「マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)」のことで、
履歴書に書くことができる就職や転職に有利なパソコン資格です。・ワード（Word）
・エクセル（Excel）
・パワーポイント（PowerPoint）
・アクセス（Access）
・アウトルック（Outlook）事務職の仕事に就きたいと思っている方からスキルアップしたい方まで、
レベルや目的に合わせて学ぶことができます。
・文書などの資料作成がメインの「一般事務」
・会社の経理全般を担当する「経理事務」
・商品の受発注や在庫管理を行う「営業事務」
・商品の輸入や輸出に関わる「貿易事務」
・会社の社長や役員の補佐を務める「秘書」
など業務も様々です。
さいごに・・・私が仕事をしたい人
さて、そろそろ終わります。
ここまでは、採用現場で起こっていることを書いてきました。
せっかくなので、最後に、私が考える事務職の採用基準を言います。
私が面接官だった場合の、事務職の採用の決め手とは・・・
シンプルに「自分が仕事を頼みやすい人」です。（笑）
ただ、そのひと言だと分かりにくいと思うので、含まれる要素を書いてみます。
- 仕事のスピード、正確さ、表情、声のトーン、
- その人から発せられる空気、相手の気持ちを理解する態度、気配り、
- 報告が的を得ている、次の工程を考えながら仕事をしている、
という部分を念頭に置きながら、事務職の面接をしています。
結局、スキルじゃなく、その人のプロ意識レベル、だと思います。
以上が、未経験の方が事務職へ応募する際に心がけるべきポイントです。
ご参考になれば幸いです。
本日も最後まで読んで頂き、有難うございました。
