【未経験から事務職】面接で落ちる人の間違い自己PRと不採用理由

皆さん、こんにちは。

さて、本日は女性向け記事です。

女性のキャリアチェンジに多いパターンで、

事務の未経験者が、事務職を希望されるケースがあります。

私の所属する会社でも、事務未経験者を採用することがありますが、

あまりにも同じような返答をされて、不採用になる人が多いので、

ちょっと、コツというか、考え方について、書いていきたいと思います。

まずは、ありがちな失敗例を交えながら説明していきたいと思います。

面接の際のNGな言い回し

タイプA:「事務職として、長く働きたいと思いました」
タイプB:「腰を据えて働きたいと思います」

この二つは、私が採用面接をする際に、よく言われる表現です。

一見すると、どこもおかしくはありません。

応募する側からすると、もっともなアピールだと思います。

ただ、この表現を使う人には、残念な人が多いように感じます。

心理状態がみえみえ

AとBの両方に言えることですが、

この表現を使う方は前職が事務でない場合が多い感じです。

例えば、代表的なものは、接客販売。

百貨店や専門ショップ、飲食店などで接客販売をされていた方がよく使われます。

年齢で言うと、だいたい30歳-35歳くらいの女性が多いという印象です。

イメージとしては、20歳前後に、学校を卒業されて、

そこから接客販売の仕事をされ、数年経過し、

今は30歳前後で、その店舗の店長を任せられるくらいのポジションの方。

で、ある日、気が付かれるパターンです。

彼女があせる気持ちは？

＊このお店で店長まで行ったら、そこから先のキャリアがなく、頭打ち。
↓
＊おそらく給料も頭打ちで、今以上に待遇が良くなるとは思えない。
↓
＊このまま40歳を越えて、この仕事を続けるのは無理がある。
↓
＊今は大丈夫だけど、ずっと立ち仕事は続けられないと思う。
↓
＊結婚、出産の後も、長く仕事を続けるとしたら、接客販売はキツい。
↓
＊なるべく早めに他の仕事へ代わらないと、危ない。
↓
＊いま、事務職をやるべき！

という発想です。

事務職へのキャリアチェンジ

事務職へのキャリアチェンジは、実際、とても多いと思います。

さらに、キーワードを並べてみましょう。

結婚、出産、育児からの職場復帰を考えている。
または、一生独身で生きるつもり。
接客・販売以外の経験が無い。
売りになる強み、スキルは特に無い。
ずっと立ち仕事は厳しい。
若い子が多い職場で、このまま働くのは無理がある。
でも時給の安いパートじゃなく、正社員じゃないとイヤ。

という流れです。

ただ、この発想にはちょっと無理があります。

＜ちょっと無理がある部分＞
「事務職に就くこと」が目的となっていて、
そこから何をするか、何も無い人が多い。
「一般事務なら出来るはず」という、
ちょっと甘い考えの人が、本当に多い。

あなたの強み・スキルは？

面接の際に、接客・販売の方へ「あなたの強みは何ですか？」と私が質問します。

で、アピールされるのはだいたい、下記のような感じです。

コミュニケーション能力、傾聴力
丁寧で、きめの細かい接客
お客様に寄り添った臨機応変な対応
「人と接する仕事が好きです」
「お客様からのありがとうの言葉が、やりがいです」

はい、たしかに気持ちはわかります。

どれも大事ですよね？

でも、今日はあえて言います。

ちょっと厳しい言い方になってしまってごめんなさい。

これって、どう考えても、接客販売のスキルだと思いますが。

おさらい＝事務の仕事とは？

＜一般事務の仕事の例＞
文書作成、契約書・資料の作成
ファイリング、管理
メール・電話・郵便物応対
データ入力・チェック
データ整理
電話応対、来客応対など

だいたい、どの会社でも、事務職の仕事は、上記のような感じだと思います。

事務と言うだけあって、対人接客とは違う、

情報の整理、伝達、管理という「要素」が多く含まれています。

まるきんが考える事務の3大原則は？

私は事務職ではありませんが、その仕事をする上で、

心がけるべきポイントは、大きく3つあると思いました。

重要な順番から・・・

正確さ
速さ
美しさ

だと思います。

事務のポイント3つを、理由を交えながら、順番に説明します。

①最優先は、正確さです。

書類のデータの正確性、誤字脱字が無いとかは当たり前です。

社内の業務だけでなく、お客さまとの情報伝達も含めて、

何よりも事務のプロとして、最も優先すべき項目が、正確性だと思います。

別に経理だけじゃなく、営業事務、総務事務でも、求められる精度は同じだと思います。

②二番目は、速さです。

次に私が重要だと考えたのは、速さです。

業務の効率化という面から考えると、事務処理スピードが上がれば、
こなせる量も増えて、生産性があがります。

時間を有効に使うことができて、無駄な残業も発生しません。

世の中から過労死も、ストレスも減ります。

働きかた改革にも、そった考え方です。

③三番目は、美しさです。

書類のレイアウト、帳票類の見やすさ、使いやすさ、利便性です。

データの集計やグラフで、パッと見て、どこに何が書いてあるのか分かりやすい書類です。

見やすいということは、使いやすいという意味にもつながります。

事務のスキルが高い女性の書類は、完成度が高く、見栄えの良い書類が多いからです。

④最後にもうひとつ、大事なこと

ここで終わりではありません。

最後に大事なことがあります、それは「おもてなしの心」です。

正確さ、速さ、美しさを全体で包みこむものが、おもてなしの心だと、私は思います。

事務職の本質とは、情報の伝達です。

その情報の伝達をする上で、相手に対する配慮や誠意、感謝をそっと乗せる。

その姿勢が、私が考える「おもてなしの心」です。

間違った自己アピールとは？

で、ここまで来て、記事の冒頭の話に戻ります。

もう一度、自己アピールの部分を読みます。

タイプA:「事務職として、長く働きたいと思いました」
タイプB:「腰を据えて働きたいと思います」

ご覧の通り、この人たちに共通するのは「自分の都合」です。

これに私が違和感を感じるのは、

「どこまで行っても自分本位な言い方」だからです。

Aの「長く働く」のは、当たり前です、
長く勤めてもらわないと、みんなが困ります。

Bの「腰をすえて働く」のも、当たり前です、
短期間で辞めるつもりで入社する人はいません。

このいちいち言葉にしなくても良いこと、当然なことを、

わざわざ面接の時に、自己アピールの時に言ってしまう人たち。

それが、本当に残念な人たちなのです。

不採用の理由は、自分しか見ていないから

これが、面接で落ちる人たちに共通する間違いです。

自分の都合をごり押しして、無理やりアピールする、押し売りのような印象しか残りません。

本来であれば、会社にとって、有益なこと、

仕事を通じて、自分が貢献できる部分をアピールする場面です。

しかし、どこまでいっても、「長く働きたい」という

自分の利益しか考えていないことが、バレバレとなってしまいます。

本当に申し訳ないことなのですが、私が面接官だった場合、

この種の発言をされる方は、全員、不採用です。

厳しい言い方で、ごめんなさい。

私だけじゃなく、恐らく、他の会社の面接官も、不採用だと思います。

雇う側も、そこまでバカじゃないからです。

会社が求めているのは、事務のプロ

さて、話を戻します。

今まで述べてきたとおり、接客販売から、事務職への応募は、

求められる要素が違うので、ちょっと無理があるかと思います。

分かりやすく言うと、接客販売の方は、事務スキルが不足している場合が多いです。

で、それを短期間で埋めるのは困難です。

ただ、面接の場においては、意地悪な質問が飛んできます。

「あなたの事務の強みを教えて下さい」

ここでひるんだら、負けです。

何か一つ、返さないと悔しいはずです。

ここは接客販売のネタを言うわけにはいけない場面なので、

「実務経験が少ないので、MOSを勉強しています」くらいは言うべきだと思います。

じゃないと、何の事務スキルもなく、「アタシを雇って欲しい」という

ごり押しでは、さすがに受からないからです。

●MOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト資格）

MOSとはエクセルやワードなどの、事務職・会計経理に不可欠なパソコンスキル
「マイクロソフトオフィス」（通称オフィス）のスキルを証明する資格
「マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)」のことで、
履歴書に書くことができる就職や転職に有利なパソコン資格です。
・ワード（Word）
・エクセル（Excel）
・パワーポイント（PowerPoint）
・アクセス（Access）
・アウトルック（Outlook）
事務職の仕事に就きたいと思っている方からスキルアップしたい方まで、
レベルや目的に合わせて学ぶことができます。
●マイクロソフトオフィススペシャリストは就職に有利？MOS資格徹底解説！
https://www.brush-up.jp/guide/sc98
【転職にも役立つMOS資格】
・文書などの資料作成がメインの「一般事務」
・会社の経理全般を担当する「経理事務」
・商品の受発注や在庫管理を行う「営業事務」
・商品の輸入や輸出に関わる「貿易事務」
・会社の社長や役員の補佐を務める「秘書」